Situations vécues
Des cas réels
Cas issus de quinze ans de projets menés comme chef de projet et AMOA. Anonymisés par respect des entreprises concernées. Les situations, les décisions et les ordres de grandeur sont réels.
Vous vous reconnaissez dans l'une de ces situations ? C'est exactement le genre de conversation qu'ouvre le diagnostic gratuit de 45 minutes.
« On n'était jamais sûrs que l'hôtesse avait la bonne version. Ni qu'elle était dans le bon magasin. »
Le problème. Tout passait par email. Briefs, plannings, consignes : plusieurs versions circulaient, et personne n'était jamais certain que l'intervenant sur le terrain avait la dernière. Les appels de vérification se multipliaient, le stress aussi, et les erreurs arrivaient jusqu'aux clients. Deuxième angle mort : impossible de garantir que l'hôtesse pointait dans le bon magasin.
Ce qui a été fait. La tentation était de chercher un nouvel outil. On a ciblé la douleur à la place : un extranet branché sur l'ERP existant, avec un espace dédié pour chaque intervenant et chaque client. Les documents y sont poussés depuis l'ERP, les versions périmées retirées automatiquement. La connexion géolocalisée valide que le pointage correspond au lieu de la prestation, et les signatures sont devenues électroniques.
Le résultat. Livré en quatre mois. Les équipes n'interviennent plus que sur les cas rares : moins de contrôles, donc une capacité à prendre plus de commandes avec la même équipe. Et de la sérénité pour les trois parties : la société, ses clients, ses intervenants.
Ce que j'en retiens. Avant de chercher un nouvel outil, il faut vérifier si ce qui est en place ne peut pas être étendu. La bonne réponse était une extension de quatre mois, pas un projet ERP de dix-huit.
Deux boutiques, un seul stock, et personne ne sait si on peut prendre la commande
Le problème. Aucun outil ne reliait les deux sites. Des commandes prises puis annulées faute de stock réel, des vendeurs qui travaillaient chacun à sa manière faute d'outil clair, donc une qualité de service qui dépendait entièrement de qui était présent ce jour-là. Les conséquences s'empilaient : clients mécontents, tensions internes, arrêts maladie, turnover, et un stock si peu traçable que le vol devenait possible.
Ce qui a été fait. D'abord établir si le problème était l'outil, les process, ou les deux : ici, c'était purement l'outil. Le dirigeant voulait partir sur une solution « de marque », connue, rassurante. L'analyse a orienté vers tout autre chose : un outil vertical métier, méconnu du grand public, qui couvrait environ 90 % de son activité en standard, sans développement spécifique. Implémentation : deux mois.
Le résultat. Au bout d'un mois d'utilisation, les frictions et les tensions internes avaient déjà nettement baissé. Et le choix du vertical plutôt que de la marque a représenté de l'ordre de 80 000 € d'écart de coût complet sur deux ans.
Ce que j'en retiens. Quand tout est difficile au quotidien, ce n'est pas normal, et ça se diagnostique. Et il existe bien plus d'une centaine d'outils adaptés aux PME : les stars du marché ne sont pas toujours la réponse, certains verticaux méconnus couvrent 90 % du besoin en standard et divisent les coûts.
L'État qui voulait digitaliser ses finances publiques, et le choix que je déconseille presque toujours
Le problème. Aucune centralisation en temps réel des états financiers ni des recouvrements à l'échelle nationale. Des usagers sans moyen de paiement simple. Et une traçabilité si faible qu'elle laissait la porte ouverte aux dérives.
Ce qui a été fait. Surtout, ne pas se précipiter. Des ateliers avec tous les acteurs, des commerçants aux ministres en passant par les représentants régionaux, pour poser les enjeux avant de parler solution.
Le résultat. La conclusion a surpris, à commencer par moi : pour des raisons de souveraineté et d'indépendance, la solution de marché a été écartée au profit d'un développement sur mesure. C'est un choix que je déconseille dans la quasi-totalité des cas. Ici, le contexte l'exigeait, et l'analyse l'a démontré plutôt que présumé.
Ce que j'en retiens. Ne jamais partir sur une idée arrêtée, y compris la mienne. Une à deux semaines d'analyse ne sont jamais perdues : au pire elles confirment l'intuition, au mieux elles évitent des erreurs qui se chiffrent en dizaines de milliers d'euros.
L'entreprise à qui j'ai dit de ne pas m'engager
Le problème. Des frictions au quotidien, et l'intuition du dirigeant qu'il fallait s'équiper d'un vrai outil de gestion.
Ce qui a été fait. Le diagnostic a montré autre chose : à cette taille, la suite bureautique et quelques macros se justifiaient encore parfaitement. Les frictions ne venaient pas de l'outillage mais de l'absence de process. J'ai refusé la mission et je les ai orientés vers un confrère spécialiste de l'organisation.
Le résultat. Pas de projet, pas de facture, et c'est le point : ils sont repartis avec la connaissance de la vraie source de leur problème, et l'économie d'un outil qui n'aurait rien réglé.
Ce que j'en retiens. Parfois, la bonne réponse à « quel outil choisir » est « aucun, pas maintenant ». Un diagnostic qui conclut qu'il ne faut pas me confier de mission est un diagnostic réussi.